弁護士鈴木沙良夢による医療法人議事録の書き方入門（２）

【表題】 【日時】 【場所】 の書き方

議案や決議の結果を書く前に、書かなければならないのが【表題】 【日時】 【場所】です。
わかりやすくするために架空の医療法人を設定してみましょう（私の名字をモチーフにして、私の法律事務所に医療法人とクリニックが所在しているという設定です）。
ある日に社員総会を開催して、引き続き理事会も開催した、という場面設定です。

医療法人名：医療法人鈴木会
開設しているクリニック：鈴木クリニック
医療法人とクリニックの所在地：東京都新宿区馬場下町６２
社員総会の開催日時：平成３０年３月１日（木）　午後５時００分～午後５時３０分
理事会の開催日時：平成３０年３月１日（木）　午後５時３０分～午後６時００分

それではどのように書いていけばよいのかひとつずつ見ていきましょう。

【表題】の書き方

【表題】は、社員総会議事録であれば「社員総会議事録」、理事会であれば「理事会議事録」と書いて構いません。
ただ、社員総会議事録の場合は通常年２回行われることが既に決まっている社員総会の場合は「定時社員総会議事録」と書き、それ以外の時期に開かれる社員総会については「臨時社員総会議事録」としている医療法人が多いようです。
「第○回定時社員総会議事録」というように頭に今まで開かれた回数を記載しているケースもありますが、これは必須ではありません。

重要なのは、社員総会と理事会は全く違う機関なので、一緒にまとめて書くことはできないということです。たとえ社員総会と理事会の構成員が一致していたとしても社員総会議事録と理事会議事録は別々に作る必要があります。
社員総会と理事会の違いについてはこちらの動画で説明しております。ご覧下さい。

【日時】の書き方

【日時】は、実際に社員総会を開いた日時を書きます。日付だけではなく、社員総会・理事会をはじめた時間、終了した時間の双方を記載します。

例えば、社員総会議事録については「日時　平成３０年３月１日（木）　午後５時から午後５時３０分」というような記載で構いません。
理事会議事録については「日時　平成３０年３月１日（木）　午後５時３０分から午後６時」というような記載になります。

日時については特定できるかどうかが大事です。そのため年号を西暦等で書いても問題はないのですが、慣例的に元号で書くことが多いようです。

【場所】の書き方

【場所】は、実際に社員総会を開いた場所を書きます。

例えば、医療法人が開設する診療所内の事務室で会議を開いたのであれば「東京都新宿区馬場下町６２　鈴木クリニック事務室」と記載します。

社員総会や理事会を開く場所は、医療法人の所在地や医療機関内でなければならない、というような制限はありません。したがって、社員や理事が普通に出席可能な場所であればどこでも構いません。
貸し会議室で行われたり、ホテルで行われることもあります。大事なのは実際に開かれた場所を記載することです。

まとめ

今回は【表題】 【日時】 【場所】の書き方を解説いたしました。この三つの点については後日になっても正確に特定できるようにしておけばよいだけなので、難しく考える必要はありません。
次回は、【出席者】の書き方を解説いたします。出席者を書くためには医療法や定款に気を配る必要がありますが、なるべくわかりやすく説明していきたいと思います。
（平成２８年１月１６日　文責：弁護士鈴木沙良夢）
なお、本文の内容は作成された当時における法律や規則に基づいております。その後の法改正などにより現時点では的確ではない内容となっている場合があることをご了承ください。